הוספת נציגים חדשים וצוותים למערכת

כיצד נוסיף נציג / משתמש חדש למערכת?

צפו בוידאו כדי ללמוד כיצד להוסיף נציג חדש למערכת:

נווטו אל הגדרות > נציגים ולחצו על + הוספת נציג חדש בפינה העליונה של המסך.

מלאו את המידע בתיבת הדו-שיח (שדות חובה מסומנים ב-*).

לסיום לחצו על “הוספת חדש“.

דגשים חשובים

• ברגע שהנציג החדש נמצא במערכת, ניתן לשנות הגדרות אלה.
• אלא אם צוין אחרת, כתובת הדוא”ל היא שם המשתמש בשלב הכניסה.
• מנהל המערכת הקולט יכול לבחור את הסיסמה ולתת אותה לנציג החדש לצורך הכניסה הראשונית, או לסמן את האפשרות של מחולל הסיסמאות האוטומטי כדי לשלוח לנציג החדש סיסמה ראשונית.

אישור דואר אלקטרוני

בשלב הבא, על הנציג החדש לאשר את חשבון הדואר האלקטרוני. הנציג יקבל דוא”ל מהחברה שלכם (אם לא מוגדר דוא“ל לחברה, המייל יישלח משולח ברירת המחדל) המקבל בברכה את הנציג החדש לחברה.

על הנציג החדש ללחוץ על כפתור “אישור החשבון שלך“, אשר יפנה אותו לדף הכניסה לחשבון CommBox.

על ידי מעבר לרשימת הנציגים, מנהל המערכת יכול לבדוק אם הנציג החדש אימת את כתובת הדוא”ל שלו.

לפני הוספת נציגים חדשים, וודאו שיש לכם רישיונות זמינים בחוזה על ידי ניווט אל הגדרות > חשבונות.

כדי להוסיף רישיונות נוספים, פנו למנהל הלקוח שלכם.

לאחר אימות הנציג, ערכו את הפרופיל של הנציג החדש, הציבו אותו בצוותים, בקשו ממנו לבחור סיסמה חדשה וכו’.

הרשאות לנציג

לכל נציג חדש, שאינו admin, ניתן להגדיר הרשאות על ידי לחיצה על אייקון הראש מצד שמאל בקצה:

נפתח המסך הבא לצורך הגדרת הרשאות:

כאן ניתן להציג את הרשאות האפשרוית לנציג על ידי סימון:

עין: צפיה

מהו פרופיל?

פרופיל הוא אוסף של הרשאות אשר ניתן להגדיר לקבוצת משתמשים ולחסוך הגדרה פרטנית לכל אחד.

לדוגמא – הקמנו פרופיל הרשאות בשם “נציגי מכירות”.

כאשר נקים נציגה חדשה – הילה מזרחי – נשייך לה את פרופיל ההרשאות בשם “נציגי מכירות”:

ביצוע פעולות רבות בו זמנית על מספר נציגים

דרך טבלת המשתמשים ניתן לבצע פעולות על מספר משתמשים בו זמנית, כגון העברת נציגים לצוות מסוים, או עריכת הפרופילים שלהם.

בטבלה ביחרו את המשתמשים שעליהם תרצו לבצע את הפעולה באמצעות לחיצה על תיבת הסימון שעל יד כל משתמש.

לאחר בחירת המשתמשים יופיע סרגל הפעולות מתחת לשורה הראשית בטבלה ויציג את שתי הפעולות הניתנות לבצע על המשתמשים – עריכת צוותים ועריכת פרופילים.

בבחירת עריכת צוותים יפתח חלון המאפשר 3 פעולות על המשתמשים שנבחרו –

הוספת צוות\ים למשתמשים שנבחרו, הוצאת המשתמשים שנבחרו המצוות\ים שבהם הם נמצאים, או החלפת הצוותים למשתמשים שנבחרו.

בבחירת עריכת פרופילים יפתח חלון המאפשר 3 פעולות על המשתמשים שנבחרו –

הוספת פרופיל\ים למשתמשים שנבחרו, הסרת פרופיל\ים למשתמשים שנבחרו, החלפת הפרופיל\ים למשתמשים שנבחרו.

הקמת צוות חדש במערכת

1. Hay que pulsar el icono de configuración del menú principal.
2. Hay que hacer clic en «Organización» > «Equipos».

3. Hay que hacer clic en «+ Crear un equipo nuevo».

5. Hay que elegir a los miembros del equipo y una foto de perfil para el equipo.

¿Qué son los activos de equipo?

Los recursos de los equipos incluyen: filtros de bandeja de entrada, etiquetas y elementos de la base de conocimientos. Por regla general, cuanto más genérico es un recurso, más alto debe situarse en la jerarquía organizativa para evitar duplicidades y permitir que un mayor número de equipos lo utilice.

Cada equipo puede heredar recursos de equipos de su mismo sector que se encuentren en un nivel jerárquico superior. A estos equipos se les denomina equipos «padre».

• Para comprender los activos de los equipos, consultala guía «Comprender los activos de los equipos».

Mejores prácticas para la formación de equipos

¿Necesitas ayuda con la estructura del equipo?

A continuación, te ofrecemos algunas sugerencias que te ayudarán a determinar la estructura más adecuada para tu organización.

Clasificación

La estructura jerárquica del equipo en Kombox te permitirá ofrecer distintos niveles de servicio para cada rango.

צוותים בדרגה 1 יכולים לעשות מיון ראשוני לשיחות ולנתב לקוחות ישירות לדרגה 2 ו- 3 על פי סוג הבעיה או השקעת הלקוח. צוותים בדרגה 1 בדרך כלל מטפלים בשאלות פעולה ופתרון בעיות בסיסיות, עושים אסקלציה לשיחות מורכבות יותר לתיבות דואר נכנס של דרגה 2 ו- 3. דרגות 2 ו-3 יכולות גם לטפל בלקוחות מושקעים יותר או אח”מים. באופן אידאלי, בוט יכול לנתב שיחות ישירות לדרגת תיבת הדואר הנכנס המתאימה, וכך למזער את האסקלציה הידנית של צוות בדרגה 1.

regional

Si contáis con equipos en muchas zonas, puede resultar útil crear un equipo principal para cada zona. Esta estructura permitirá a los responsables regionales supervisar a sus equipos. Además, permite a los equipos utilizar elementos de las bases de datos específicos de su idioma regional.

Tema de conversación

Esta opción es ideal si preferís que el equipo se especialice en temas de conversación concretos. Esta estructura es habitual entre los equipos de atención al cliente, en los que los agentes son más productivos si se centran en un caso de uso específico, en temas concretos o en los sectores que utilizan la plataforma o el servicio.

Según el canal (chat, correo electrónico, teléfono, redes sociales)

Esta estructura es ideal si asignáis los recursos de forma diferente para cada canal. Por ejemplo, si queréis que el equipo se centre en las conversaciones de chat en las horas punta, normalmente resultará útil disponer de bandejas de entrada específicas para cada canal. Esto permitirá a los responsables del equipo asignar agentes para dar apoyo a los equipos con mayor volumen de trabajo y centrarse en las conversaciones entrantes a través del buzón del equipo de chat, en lugar de hacerlo a través del buzón del equipo original.