Automatización del correo electrónico al 30 %: Cómo Mosaic optimizó la gestión de las residencias de estudiantes en toda Europa con CommBox AI

Name: CommBox
Brand: CommBox
Availability: InStock

Mosaic se especializa en el desarrollo integral, la reconversión y la gestión
de residencias de estudiantes en toda Europa; cuenta con una plantilla de unas 250 personas y gestiona más de 8.000 unidades en Alemania y
Polonia. Ante los elevados volúmenes de correo electrónico y la clasificación manual, Mosaic implementó CommBox AI para automatizar las respuestas rutinarias a los correos electrónicos e implementar el enrutamiento basado en la intención, logrando un 30 % de automatización del correo electrónico y gestionando sin problemas los picos de demanda del verano con la capacidad del equipo existente.

8000+

Unidades gestionadas por
en toda Europa

100,000

Número de entradas tramitadas anualmente por correo electrónico

30%

Correos electrónicos entrantes
automatizados mediante IA

6-8 semanas

Implementación de «Time-to-Live» en «
»

Industria

Desarrollo y gestión de residencias de estudiantes

Presencia mundial

Global | Con sede en los Países Bajos

Tamaño de la empresa

250 empleados |
Más de 8.000 viviendas gestionadas

Casos prácticos

Respuestas automáticas por correo electrónico
Enrutamiento de la bandeja de entrada basado en la intención
Gestión de la carga en temporada alta

Visión general

Automatización del servicio de correo electrónico de gran volumen en las residencias de estudiantes de toda Europa

Mosaic gestiona más de 8.000 plazas en residencias de estudiantes en los Países Bajos, Alemania y Polonia, y tramita aproximadamente 100.000 solicitudes por correo electrónico cada año.

A medida que aumentaba el volumen de correos electrónicos, el equipo se veía obligado a revisar, etiquetar, redirigir y responder manualmente a las consultas recurrentes. Dado que el 50 % del volumen anual de correos electrónicos se recibía entre mayo y julio, la temporada alta suponía una presión adicional sobre la capacidad del equipo y los tiempos de respuesta.

Mosaic implementó CommBox AI para automatizar las respuestas rutinarias a los correos electrónicos y derivar las consultas recibidas en función de su intención. El proyecto se puso en marcha en un plazo de entre 6 y 8 semanas y ahora automatiza el 30 % de los correos electrónicos recibidos, al tiempo que ayuda al equipo actual a gestionar los picos de demanda del verano.

El reto

La gestión manual del correo electrónico estaba ejerciendo presión sobre la capacidad del equipo

Cada mañana, el equipo de Mosaic revisaba, etiquetaba y redirigía manualmente los correos electrónicos entrantes a los distintos equipos internos. El personal también dedicaba tiempo a responder a preguntas recurrentes sobre disponibilidad utilizando plantillas estándar. Durante el verano, cuando Mosaic recibe el 50 % de su volumen anual de correos electrónicos entre mayo y julio, esto suponía una presión adicional sobre la capacidad del equipo y los tiempos de respuesta.

La solución

Automatización de los correos electrónicos rutinarios y clasificación de las consultas según su finalidad

Mosaic puso en marcha un proyecto de inteligencia artificial con CommBox para analizar los patrones de las consultas recibidas y lo puso en marcha en un plazo de entre 6 y 8 semanas.

CommBox introdujo el enrutamiento automático basado en la intención, sustituyendo la clasificación manual de la bandeja de entrada por la mañana por un sistema automatizado de reconocimiento y enrutamiento. También se implementaron respuestas automáticas basadas en IA para preguntas frecuentes y sencillas sobre la disponibilidad de las unidades y las reservas, lo que ayudó a mantener unos tiempos de respuesta fluidos y una carga de trabajo más manejable durante los periodos de mayor actividad.

Principales casos de uso

El uso de la inteligencia artificial para simplificar las operaciones de correo electrónico de gran volumen

Consultas sobre disponibilidad y ofertas
Responde automáticamente a las preguntas más frecuentes sobre la disponibilidad de alojamientos para estudiantes en ciudades concretas.

Enrutamiento automático de la bandeja de entrada
Clasifica los correos electrónicos entrantes por tema y los envía directamente al equipo adecuado sin necesidad de intervención manual.

Gestión de la carga de trabajo en temporada alta
Absorbe de forma eficiente el elevado volumen de consultas del verano, al tiempo que mantiene la carga de trabajo del equipo a un nivel manejable durante los periodos de máxima actividad.

Repercusiones y resultados

Automatización del 30 % sin que la demanda máxima supere la capacidad del equipo actual

Resolución de correos electrónicos totalmente autónoma en un 30 %
Se ha eliminado la clasificación manual diaria y la ordenación de la bandeja de entrada
Se gestionó el volumen máximo de verano con la capacidad del equipo actual
Se ha liberado tiempo del equipo para dedicarlo a casos complejos que requieren una atención personalizada

¿Qué viene ahora?

Exploración de la expansión impulsada por la inteligencia artificial hacia nuevos canales digitales

Mosaic está estudiando la ampliación de sus canales de servicio digital para incluir WhatsApp y el chat web, con el requisito estratégico de que cualquier nuevo canal debe estar gestionado al 100 % por inteligencia artificial para garantizar que las cargas de trabajo operativas sean escalables y gestionables.