חתמו על מסמכים וטפסים באופן אוטומטי
חתימות דיגיטליות הן משאב חיוני בסביבה הדיגיטלית של ימינו. חברות משתמשות בחתימות דיגיטליות למטרות שונות, בעיקר כדי לייעל את העבודה עם ניירת, לשפר את השירות וכמובן להפחית את השימוש בנייר.
לחתימות דיגיטליות שימושים ויתרונות רבים אותם נסקור במאמר זה. לאחר מכן, נסביר כיצד לבחור פתרון חתימה דיגיטלית עבור העסק או החברה שלכם.
מהן חתימות דיגיטליות?
חתימות דיגיטליות הן סימני היכר דיגיטליים אישיים המאמתים את זהותם והסכמתם של אנשים כאשר הם חותמים על מסמכים באופן דיגיטלי. מדובר למעשה בסוג של חתימה אלקטרונית, קוד תוכנה המכיל מפתח ציבורי (PKI) ומשמש ליצירה ואימות של חתימה. כטכנולוגיה מוצפנת, לחתימות דיגיטליות אותו תוקף משפטי כמו חתימות בכתב יד.
מדוע חתימות דיגיטליות חשובות לעסק שלכם?
חתימות דיגיטליות עוזרות לחברות לייעל את תהליך החתימה עבור כל הצדדים המעורבים על ידי שליחה וחתימה על מסמכים באינטרנט. בנוסף, חברות המשתמשות בחתימות דיגיטליות יכולות להפוך את עיבוד המסמכים שלהן לאוטומטי ולהציע שירותים באופן גמיש יותר 24/7, תוך חיסכון בנייר וייעול של תהליכי העבודה.
כל העסקים, החל מחברות קטנות-בינוניות ועד ארגונים גדולים בתעשיות שונות, יכולים להשתמש בחתימות דיגיטליות למגוון שימושים.
הנה כמה דוגמאות:
– בנקים וארגוני ביטוח יכולים לנהל תשלומים בקלות על ידי קבלת צ’קים חתומים דיגיטלית.
– חברות נדל”ן יכולות לשלוח חוזי שכירות ולהחתים שוכרים מבלי להיפגש פנים מול פנים.
– קמעונאים באיקומרס יכולים לחתום על עסקאות עם לקוחות במספר מדינות ולשלוח חשבוניות חתומות דיגיטלית.
עם חתימות דיגיטליות, כל האפשרויות הן בכף ידכם.
עם חתימות דיגיטליות תוכלו לשפר את ניהול המסמכים שלכם ולהציע שירותים גמישים ומהירים יותר. © Psisaa | Dreamstime.com
יתרונות של חתימות דיגיטליות
תהליכי עבודה יעילים יותר
חתימות דיגיטליות מאפשרות לחברות לשפר את ניהול הניירת שלהן. במקום לשלוח, להדפיס, לחתום ולסרוק מסמך חתום, חברות יכולות להעביר את כל התהליך לערוצים דיגיטליים ולייעל את זרימת העבודה שלהן. 65% מהחברות שמשתמשות בחתימות פיזיות מפסידות יום עבודה שלם מדי שנה! עם זאת, חברות שעוברות לחתימות דיגיטליות מצמצמות ב-90% את השגיאות בזרימת העבודה ומגדילות את התפוקה ב-85%! – סיבות לעבור רבות לחתימות דיגיטליות!
חיסכון בזמן ובעלויות ניירת
ניהול הניירת עולה לחברות ועסקים בארה”ב 8 מיליארד דולר מדי שנה. בעזרת חתימות דיגיטליות, חברות יכולות לצמצם משמעותית את עלויות הנייר בו הן משתמשות כמו גם את הזמן שנציגים משקיעים כדי לספק מענה ללקוחות. מחקרים מראים כי תהליך חתימה על ניירת פיזית אורכו כ-5 ימים בממוצע, לעומת 37 דקות בלבד בממוצע כאשר חותמים על מסמך בדיגיטל. בנוסף, חברות יכולות לחסוך כ-85% מהטיפול במסמכים ו-80% מעלות המשלוח על ידי מעבר לחתימות דיגיטליות. כך, במקום להדריך אדם בשיחת טלפון, נציגי שירות יכולים לשלוח את המסמך עם הוראות חתימה ולקבל אותו בחתימה דיגיטלית, תוך חיסכון בזמן ובכמויות אדירות של נייר.
חוויית לקוח מותאמת אישית
הצרכנים הדיגיטליים של היום רגילים ואוהבים לדבר בהודעות. אז למה לא להעניק להם את אותה החווייה כשמבקשים מהם לחתום על מסמכים? באמצעות חתימות דיגיטליות, חברות יכולות לשלוח מסמכים מותאמים אישית ללקוחות כשהפרטים שלהם כבר מוזנים אוטומטית במסמך. כל מה שהלקוחות צריכים לעשות זה לחתום ולשלוח את המסמך בחזרה, מבלי לבזבז זמן על מילוי טפסים. מעבר לחתימה דיגיטלית מותאמת אישית מאפשר לכם לשפר את חוויית הלקוח, מה שיכול להוביל לגידול בנאמנות הלקוחות עד 500%!
אבטחה מירבית
חתימות דיגיטליות הן מוצפנות וקשות מאוד לזיוף, לא כמו חתימות נייר שניתן להעתיק ולהשתמש בהן למטרות זדוניות. חתימות דיגיטליות אף מאפשרות לחברות לשלוח מסמכים דרך האינטרנט ישירות למערכות שלהן, ללא סריקה ומבלי להסתכן באובדן מסמכים רגישים. במילים פשוטות, חתימות דיגיטליות טובות ובטוחות יותר לשימוש מאשר נייר.
תדמית משופרת המובילה לגידול בשורת הרווח
איכות הסביבה ומשבר האקלים הם נושאים במוקד השיח הציבורי בשנים האחרונות. כיום, יותר חברות מבינות כי רמת הידידותיות שלהן לסביבה משפיעה על המוניטין, התדמית הציבורית של המותג וגם שורת הרווח.
מחקרים מראים שלצרכנים יש סיכוי של 58% יותר לקנות מוצרים או שירותים מ”ארגונים ירוקים”, כלומר, כאלו הדוגלים במדיניות הטובה לאיכות הסביבה, כמו מיחזור או הימנעות מבזבוז נייר. בנוסף, צרכנים מוכנים להשקיע עד 20% יותר על מוצרים ושירותים בריאים לסביבה.
גם אתם יכולים להפוך ל”ארגון ירוק” בעזרת מעבר לחתימות דיגיטליות, ובכך לשפר את תדמית המותג שלכם, להשיג יותר לקוחות ולהגדיל את ההכנסות.
בשורה התחתונה, אתם תמיד מרוויחים!
חתימות דיגיטליות מסייעות לכם לשפר את תדמית המותג, להרוויח עוד לקוחות ולהגדיל את שורת הרווח! © Wave Break Media Ltd | Dreamstime.com
כיצד לבחור פתרון חתימה דיגיטלית לעסק שלכם
הגדירו מטרות עסקיות ומפו את היכולות הדרושות להגשמתן
בחירת פתרון חתימה דיגיטלית לעסק שלכם דורשת מכם להבין את כל הפונקציות העסקיות הנחוצות לעמידה ביעדים העסקיים. לדוגמה, ייתכן שעסקים קטנים יצטרכו פתרון חתימה דיגיטלית המתאים להיקף קטן יחסית של לקוחות, אך לא יהיו זקוקים להתאמה אישית או למערכת ניתוח נתונים.
ארגונים גדולים לעומת זאת, סביר להניח שיצטרכו פתרון הוליסטי המותאם להיקף גדול של לקוחות וכולל יכולות משלימות לחתימה דיגיטלית. לכן, עליכם להגדיר במדויק את המטרות העסקיות ולמפות את היכולות הדרושות לכם להגשימן.
ודאו אינטגרציה למערכות הארגון
טרם בחירת פתרון החתימה הדיגיטלית, עליכם לוודא כי הוא יכול להתממשק בקלות ובמהירות עם מערכות ה-CRM\ERP בארגון שלכם. זאת, על מנת להימנע מהחלפה בין פלטפורמות הגורמת לבזבוז זמן ולפגיעה ביעילות הארגון.
גלו עוד על פתרון החתימה הדיגיטלית של קומבוקס
בחרו בין ערוצים בודדים לרב-ערוציות
עסקים קטנים צריכים לרוב פתרונות פשוטים יחסית. אם יש לכם עסק קטן, כנראה שפתרון חתימה דיגיטלית הכולל מענה בערוצים בודדים יספיק לכם.
אם אתם בארגון בינוני-גדול, סביר להניח שתצטרכו פתרון מתקדם יותר, הכולל מלבד חתימה דיגיטלית, גם סט של תכונות ויכולות משלימות כמו התאמה אישית ללקוח, שירות עצמי 24/7, ותקשורת בכל הערוצים הדיגיטליים.
כמו כן, ארגונים נדרשים לנהל תהליכים מורכבים ולהפיק תובנות עסקיות דרךך ניתוח נתונים, צרכים הדורשים פתרון הוליסטי יותר. במילים אחרות, ארגונים צריכים פלטפורמת תקשורת לקוחות רב-ערוצית הכוללת פיצ’ר חתימה דיגיטלית מובנה ומאובטח.
אם אתם מחפשים פתרון חתימה דיגיטלית לעסק בגודל בינוני או ארגון גדול, אל תמהרו לשלם עבור פתרון שמציע רק פונקציה אחת. חפשו פתרון שמציע לכם מערך שלם של תכונות ויכולות, כולל חתימה דיגיטלית. כך תוכלו לייעל את מגוון השירותים והיכולות בארגון שלכם.
לאחר שמצאתם את הפלטפורמה המתאימה ביותר עבור הארגון שלכם, צרו קשר עם הספק והטמיעו את הפתרון במערכות החברה.
חתמו על מסמכים וטפסים באופן אוטומטי עם פתרון החתימה הדיגיטלית של קומבוקס
קומבוקס היא פלטפורמת תקשורת רב-ערוצית מבוססת בינה מלאכותית שמאפשרת לארגונים וחברות לנהל את התקשורת שלהן בכל ערוצי הדיגיטל דרך תיבת דואר חכמה. בנוסף, קומבוקס מציעה פתרון חתימה דיגיטלית חכם, המאפשר לכם לשלוח ולקבל מסמכים חתומים באופן אוטומטי באותו הערוץ בו מתבצעת השיחה, ללא צורך להחליף בין ערוצים וללא הפרעות מיותרות.
נגמר העידן בו הלקוחות והנציגים שלכם צריכים לבזבז זמן יקר רק כדי לחתום על מסמך! הצ’אט בוט המבוסס בינה מלאכותית של קומבוקס מאפשר לכם לשלוח ולקבל אוטומטית טפסים דיגיטליים בכל ערוץ ולספק חוויה אחידה, מהירה וקלה ללקוחות שלכם.
כשאתם משתמשים בפיצ’ר החתימה הדיגיטלית של קומבוקס, אתם בשליטה מלאה על מה שהלקוחות והנציגים שלכם יכולים לקבל ולשלוח.
- הגדירו תתי ערוצים
- קבעו את שפת הטופס
- קבעו את הטקסט שיופיע מתחת לחתימה
- החליטו לכמה זמן הטופס יהיה תקף
- החליטו לכמה זמן החתימה תהיה תקפה
מדוע כדאי לספק שירות חתימה דיגיטלית ללקוחות שלכם דרך קומבוקס?
- הדרך המהירה והמאובטחת ביותר לשלוח, לחתום, ולקבל טפסים ומסמכים מלקוחות הארגון שלכם.
- השירות משפר את חוויית הלקוח ומסע הלקוח בארגון שלכם.
- חיסכון משמעותי בזמן עבודה של נציגי שירות, עלויות תפעוליות, הדפסה ונייר.
- הטפסים נשמרים במערכת באופן אוטומטי, דבר המבטיח כי שום טופס לא יאבד.
- הצ’אט בוט הרב-ערוצי של קומבוקס שולח ומקבל את המסמכים באותו הערוץ בה מתבצעת השיחה: וואטסאפ, אס אם אס, אימייל, צ’אט, מסנג’ר, ועוד.
העניקו ללקוחות שלכם חוויה נוחה ובטוחה לחתום על מסמכים דיגיטליים, שפרו את ניהול המסמכים בארגון שלכם וחסכו כסף ומשאבים יקרים באמצעות פתרון החתימה הדיגיטלית של קומבוקס.
מבט לעתיד
חתימות דיגיטליות הפכו לחלק בלתי נפרד מחיי היום יום של הלקוחות. ככל שהזמן יחלוף והשימוש בהן יגבר, לקוחות ידרשו חתימה דיגיטלית מכל חברה ממנה הם צורכים שירותים, והשוק צפוי להסתגל בהתאם. על פי תחזיות, שוק החתימה הדיגיטלית הגלובלי צפוי לגדול ב-33% מדי שנה עד 2026, מ-4 מיליארד דולר ב-2021 ל-16.8 מיליארד דולר ב-2026.
העבירו את הארגון שלכם לדיגיטל. בעזרת מעבר לחתימה דיגיטלית, תוכלו להחתים מסמכים תוך דקות במקום ימים, לשפר את ניהול המסמכים ב-85%, לחסוך 80-85% מעלויות השילוח של מסמכים, ובמקביל לשפר את חוויית הלקוח ולהגדיל את שורת הרווח.
אז למה אתם מחכים?
